Afspraken online laten boeken

Herken je het probleem dat je een afspraak wilt maken met een relatie, klant of prospect, en dat je eerst een paar berichten verder bent voordat jullie een plekje in de agenda’s hebben gevonden die voor beide mogelijk is? Of dat je de mogelijkheid wilt bieden op je website aan je bezoekers om direct online een afspraak met jou te boeken?

Dat probleem kun je heel erg makkelijk oplossen door, je raad het al, een online tool in te zetten!

Er zijn een aantal aanbieders van tools die het plannen van afspraken makkelijker maken. Wellicht ken je privé wel datum prikker om met familie of vrienden die ene datum te vinden dat iedereen samen kan komen.

Dit soort programma’s bestaan ook voor zakelijk gebruik met verschillende handige functies.

In mijn zoektocht naar de beste tools voor jullie heb ik er 3 uitgekozen die ik hier verder zal toelichten.

Hoe werken deze tools

Deze afspraken tools maken connectie met je agenda, na toestemming uiteraard. Hiervoor is vaak een connectie mogelijk met bijv. Gmail en Microsoft Outlook. Zodra je deze toestemming hebt gegeven dan kun je aangeven op wat voor dagen en tijden er beschikbaarheid getoond mag worden. Vervolgens is er realtime synchronisatie. Dit betekent dat wanneer er in je agenda een afspraak staat op een tijdstip dat je beschikbaarheid aangeeft in de tool, dan is dit niet meer te boeken.

Voorbeeld

Dus stel ik geef aan dat elke doordeweekse dag er tussen 14.00 uur en 16.00 uur tijd geboekt mag worden en ik heb op donderdag een afspraak of activiteit in mijn agenda gezet van 13.00 uur – 14.30 uur, dan kan er tot 14.30 uur niet geboekt worden via de afspraken tool.

In veel gevallen is het mogelijk om binnen de tools een stuk te personaliseren, zoals je bedrijfslogo, de bevestiging pagina na het maken van de afspraak en de mails die verstuurd worden en natuurlijk de duur van een afspraak.

Er zijn aparte type afspraken te maken, met verschillende onderwerpen, zodat je agenda ook overzichtelijk blijft.

Calendly

Calendly is de tool die ik zelf ook gebruik en ook bij mijn klanten inzet. Het is een makkelijke tool die eenvoudig in het gebruik is. Het is een makkelijke tool die eenvoudig in het gebruik is.

Je kunt starten met een gratis versie en hebt daarin de mogelijkheid om 1 type afspraak in te stellen. Wil je meer verschillende type afspraken instellen, dan kun je overstappen naar een betaalde versie.

Calendly werkt erg intuïtief en dat vind ik altijd erg belangrijk. Je maakt een afspraak aan, en volgt de stappen die volgen. Je kunt aangeven welke tijdslot er te boeken zijn, of er tijd tussen 2 afspraken moet zitten, bijv. 5 minuten om even op adem te komen, hoe lang de afspraak moet duren.

In de account instellingen kun je een profiel foto uploaden en je logo. Dit wordt zichtbaar op de brekingspagina waar je relaties op komen om een afspraak te boeken.

Bij de betaalde versie kun je ook de inhoud van de bevestiging aanpassen en bijv. Je zoom, microsoft teams of Google meet link automatisch toevoegen. Verder is het bij de betaalde versie mogelijk om herinnering mails te versturen.

Bij de gratis versie zit 1 type afspraak in het pakket. Wil je verschillende soorten afspraken maken om te laten boeken, dan heb je een betaald account nodig.

Een premium pakket kost $ 10,- per maand.

Youcanbook.me

youcanbook.me is net als Calendly heel erg intuïtief in het gebruik. Ze hebben een lekker overzichtelijk dashboard en begeleiden je stap voor stap in het instellen van je beschikbaarheid.

Er is een gratis versie, die best wel wat opties heeft, maar ook wat beperkingen natuurlijk.

In de gratis versie kun je je start en eind tijd per dag instellen, maar je kunt niet een afspraak type maken en daarbij specifieke tijdblokken aangeven.

Wat je dus insteld bij je start en eindtijd bijv. Van 9.00 – 17.00 wordt dan allemaal als opties ingegeven. Wil je dus elke dag 2 uur beschikbaar zijn voor afspraken die via je website of socialmedia geboekt kunnen worden, dan moet je die tijdsblokken instellen.

Je kunt aangeven hoelang een standaar afspraak moet duren, dus bijv. 30 minuten. Hierin heb je binnen de gratis versie geen mogelijkheid om verschillende tijdsblokken aan te maken.

Het is mogelijk om je logo toe te voegen aan je account en bij een betaalde versie kun je ook je eigen merkkleuren invoeren.

Bij de gratis versie zit een bevestigingsmail inbegrepen. Deze is aan te passen naar je eigen inhoud. Dus de tekst die in de mail komt, kun je zelf bepalen. Wil je ook herinneringen versturen, dan kan dit vanaf een betaald account.

Het is ook mogelijk om de afspraak zoals die getoond word in de agenda naar je eigen wensen aan te passen. Wat echt super is, is dat je ook bij de gratis versie je eigen Zoom link in kan voegen. Hiervoor koppel je zoom aan je youcanbook.me account en bewerkt je de afspraak dat de zoom link met wachtwoord altijd wordt ingevoegd.

Een kleinste betaalde pakket kost € 9,- per maand.

Acuityscheduling

Deze tool is heel erg uitgebreid en kun je ook met een team goed toepassen. Bij het aanmelden worden direct een aantal vragen gesteld over je bedrijf, om op voorhand vast wat zaken voor je in te stellen. Eenmaal door de introductie heen, kom je in een uitgebreid dashboard. Het is niet zo intuïtief als Calendly en Youcanbookme, maar het is best overzichtelijk. Met behulp van het programma kun je redelijk snel en makkelijk een afspraak aanmaken om te boeken.

Er kan een koppeling gemaakt worden met Google agenda, Microsoft Outlook en apple Icloud. Het koppelen van de agenda kan alleen bij een betaalde versie. Daarnaast is het bij de betaalde versie ook mogelijk om Zoom, Google Meet en bijv. Gotomeetings te koppelen, zodat de link hiervoor automatisch meegestuurd word in de uitnodiging.

De gratis versie heeft als voordeel ten opzichte van de vorige 2 tools, dat je hier een onbeperkt aantal afspraak types kan aanmaken.

Het kleinste betaalde pakket kost $15 per maand.

Is er een programma, waarvan jij vind dat hij hier echt tussen hoort te staan of waarvan je meer wilt weten? Let me know, en ik ga het voor je uitzoeken!

Heb je even een moment nodig om met mij te overleggen welke afspraken tool er bij jou situatie past?

Plan dan hier een bel afspraak in met mij. Ik help je graag op weg.

Ps. Volg je de Adviselab Online tools podcast al? Je vind haar hier