Een kijkje achter de schermen van Adviselab

 Een kijkje achter de schermen bij Adviselab

Als online business tool expert maak ik zelf natuurlijk ook gebruik van tools om mijn leven makkelijker te maken. In dit artikel neem ik jullie mee in de tools die ik dagelijks gebruik in mijn bedrijf.

Anderhalf jaar geleden ben ik volledig overgestapt op Apple apparatuur. Ik was al groot fan van de iPhone en iPad en inmiddels werk ik volledig met Apple. Dus ik heb ook een Macbook. Het ziet er mooi uit, maar daarnaast werkt alles heel erg makkelijk en intuïtief.

Wanneer ik thuiswerk, sluit ik mijn laptop op een beeldscherm aan en werk ik met een los toetsenbord en touchpad.

De tools

Om mijn werkzaamheden zo makkelijk en veilig mogelijk te doen, werk ik standaard met de volgende tools:

Algemene tools

Gsuite

Dit is de zakelijke omgeving van google. Hier zitten alle google applicaties die je kent van je privé gmail account, maar ook een aantal zakelijke toepassingen. Mijn email adres is hier ondergebracht en ik heb voldoende opslag ruimte op mijn Google Drive om alle bestanden op te slaan. Verder heb je hier Google Meet, om video calls, zowel 1op1 als groep calls te organiseren. Het is een betaalde service van Google en de goedkoopste optie is € 5,20 per maand. 

Lees hier meer over Gsuite

Email

Mijn mail is ondergebracht bij Gsuite, dus ik gebruik voornamelijk gmail om mijn mails te behandelen. Daarnaast gebruik ik op mijn telefoon en iPad de Outlook app, omdat ik daar al mijn verschillende mail adressen op laat binnen komen en ik dat een fijn mail programma vindt. Apple mail vindt ik wat minder lekker werken hiervoor, maar dat is heel erg persoonlijk.

Agenda

Voor mijn agenda maak ik gebruik van de google agenda in combinatie met de Apple agenda. Deze synchroniseert met al mijn overige tools, dus afspraken worden bijna altijd automatisch ingeschoten.

Op mijn telefoon en Ipad werk ik met de Apple agenda en die synct weer met mijn google agenda. Dus ik heb overal alles bij de hand.

Videobellen

Voor videobellen maak ik van verschillende tools gebruik, afhankelijk van het doel van het gesprek.

• Zoom - Is 1 van mijn meest gebruikte opties, omdat het zo makkelijk in het gebruik is.
• Google Meet - Pas ik steeds vaker toe, als alternatief van Zoom en vooral als ik met meer dan 1 persoon afspreek.
• Facetime: wanneer mijn gesprekspartner ook Apple apparatuur heeft. Werkt makkelijk, stabiel en snel
• Skype: Is in sommige gevallen de voorkeur van mijn gesprekspartner

Veiligheid

Veiligheid van mijn gegevens en die van mijn klanten is zeer belangrijk en ik maak daarom ook gebruik van een digitale kluis voor het opslaan van wachtwoorden, belangrijke gegevens en soms zelfs documenten.

Ik gebruik hiervoor:

Lastpass:

Dit is echt de belangrijkste knop in mijn browser. Ik heb een snelkoppeling (add-on) in mijn browser van Lastpass, hierdoor vult hij zodra ik ergens moet inloggen mijn inloggegevens in, of als ik ergens nieuw ben vraagt hij of hij de gegevens moet opslaan.

Verder kan ik er wachtwoorden in genereren en krijg ik waarschuwingen als ik voor meerdere sites een zelfde wachtwoord gebruik.

In Lastpass worden je wachtwoorden versleuteld opgeslagen en je kunt alleen inloggen met 2 Staps verificatie.

Projectmanagement tools

Projectmanagement klinkt misschien nogal officieel, maar dit soort tools helpen je met het in kaart brengen van je taken. Als ik bijvoorbeeld tijd in mijn agenda plan voor een klant, dan heb ik daar nog niet overzichtelijk wat ik allemaal moet doen. Hiervoor gebruik ik dus een ondersteunende tool om dat weer te geven.

Trello:

Met Trello kun je visueel je taken weergeven en organiseren. Je werkt hier met borden en kunt makkelijk samenwerken met andere personen. Zo heb ik borden met klanten, waarop ik bij houd wat mijn taken zijn en de klant kan daar weer deadlines aanhangen bijv.

Je hebt ook allemaal koppelingen die je weer kan maken met andere programma’s en online tools.

Trello kun je dus echt als centraal punt gebruiken van waaruit je verschillende activiteiten aanstuurt.

Administratie

Administratie is een super belangrijk onderdeel van het ondernemerschap, maar is niet mijn favoriete bezigheid. Het is dus fijn als dit zo makkelijk mogelijk gaat. Voor mijn facturatie en boekhouding gebruik ik het online boekhoudprogramma Jortt.

Ik kan hier offertes en facturen opmaken in mijn eigen huisstijl, emails voor het versturen hoef ik maar 1 keer op te maken en vult contactgegevens zelf in. Daarnaast boek ik hier mijn bank transacties in. In mijn geval bankier ik bij Knab,  hiervoor kan ik in de bankomgeving een bestand downloaden en die sleep ik zo in mijn Jortt omgeving. Vervolgens worden veel transacties automatisch geboekt. Als Jortt het niet weet, dan blijven het actiepunten voor mij. Met veel banken zijn er automatische koppelingen, dan hoef je niet eens het bestand zelf in te laden.

In een overzichtelijk dashboard zie ik hoe mijn bedrijf er voor staat en ik kan specifieke rapportages draaien als ik meer inzicht wil of bijv. Mijn Winst/verlies rekening wil zien.

Mijn bonnetjes scan ik makkelijk in met de Jortt app, dan wordt er direct een boeking van gemaakt en hoef ik alleen nog maar de betaling eraan te koppelen, mocht Jortt dit zelf nog niet gedaan hebben.

Lees hier meer over Jortt.

Toggl:

Toggl gebruik ik om mijn tijd bij te houden. Zo heb ik nu de Toggl timer lopen voor het schrijven van dit blog en gebruik ik het ook om inzichtelijk te maken voor mijn klanten waar ik mijn tijd aan besteed heb.

Je kunt verschillende projecten aanmaken en daar weer mappen aan koppelen. Wanneer ik uren factureer aan klanten dan stuur ik altijd een Toggl rapport mee waarin ze zien waar de uren voor gebruikt zijn.

De gratis optie is al heel goed toepasbaar, de betaalde versie biedt nog meer mogelijkheden en koppelingen naar boekhoud programma’s zodat je declarabele uren direct kunt opnemen in een factuur en in de rapportages ook je eigen huisstijl kan opnemen. 

Ik stel ook vaak de pomodoro techniek in op mijn Toggl, dit is een techniek die zorgt dat je voldoende afwisseling hebt in je werkhouding en ook regelmatig een korte break van je scherm neemt. Hierin herinnert Toggl je dan.

Nog even op een rijtje welke tools ik dus gebruik:

1. Gsuite van Google
   1. Google Drive voor de opslag en bestanden delen
   2. Gmail - voor mail in combinatie met Outlook
   3. Google Agenda voor agenda beheer, in combinatie met Apple calender
   4. Google meet voor Videobellen
2. Videobellen
   1. Zoom
   2. Google Meet
   3. Facetime
   4. Skype
3. Digitale kluis bij Lastpass
4. Trello voor Projectmanagement
5. Online Boekhouden bij Jortt
6. Tijd bijhouden via Toggl

Welke tools gebruik jij in je bedrijf? Ik hoor het graag.